Quem atua na gestão de convênios e consultas particulares sabe que muitas vezes não é uma tarefa tão simples. 

Muitas instituições hospitalares ainda atuam de forma ultrapassada e assim as atividades acabam sendo realizadas de forma manual e lenta, gerando muitas vezes até retrabalho.

A operação de planos de saúde e consultas atinge a excelência quando realiza algumas práticas. Atualmente, uma das mais importantes é investir em um sistema informatizado para modernizar e otimizar rotinas.

Dessa forma, um sistema de gestão de convênios é capaz de tornar o processo mais ágil, eficiente e seguro. Afinal, toda empresa tem como objetivo oferecer atendimento de qualidade aos seus clientes. 

A seguir, conheça as vantagens de implementar um sistema de gestão de convênios e consultas particulares. Confira!

Vantagens de um sistema de gestão de convênios

Padronização de atividades

Normalmente, os sistemas de gestão de convênios tornam as tarefas mais padronizadas, fazendo com que o gerenciamento seja realizado de forma mais rápida e produtiva. A mudança pode ser percebida tanto no caso das demandas relacionadas à administração, como no que diz respeito às atividades assistenciais.

Melhora na performance

Além da padronagem das tarefas, um software de gestão pode facilitar e agilizar as rotinas, proporcionando mais controle dos processos administrativos e financeiros da operadora de convênios de saúde. 

Outro fator importante é que ajuda na redução de custos e também otimiza recursos, tendo em vista que com a diminuição das tarefas feitas manualmente logo há uma melhora na performance dos serviços. Dessa maneira, evita-se o retrabalho e a organização consegue deixar os fluxos de trabalho mais dinâmicos.

Eficiência e funcionalidade

Ao optar por investir em soluções tecnológicas, certamente haverá grandes ganhos. Afinal, elas se tornam cada vez mais completas e essenciais no dia a dia de qualquer segmento, inclusive no da saúde. 

Gestão de Convênios / Particulares SIGHVector

O SIGHVector é uma excelente opção para as organizações que buscam agilidade e eficiência na gestão de convênios/particulares. Trata-se de uma solução que foi desenvolvida pela Vector, ideal para operadoras e instituições de saúde que procuram um sistema inteligente no que diz respeito a negócios, gestão administrativa e operacional.

Conheça os módulos de Gestão de Convênios / Particulares:

• Auditoria de Contas;
• Central de Guias;
• Faturamento Convênios e Particulares;
• Recebimento de Contas;
• Recursos de Glosas;
• Repasse Médico.

O  módulo de Faturamento Convênios e Particulares foi desenvolvido visando facilitar e deixar seguro todo o processo de faturamento, auditoria e recebimento de contas. 

Com a parametrização de todas as regras de faturamento de cada convênio, tem como finalidade a perda zero de faturamento e redução máxima da glosa. Além disso, através de um rígido controle do fluxo de conta, desde a sua geração até o recebimento final, garante que não haverá perdas de contas e lançamentos.

Totalmente integrado com os outros módulos do SIGHVector, o módulo de Gestão de Convênios/Particulares transforma o setor de faturamento em um revisor e qualificador de contas, permitindo descobrir problemas nas informações, gerando aumento da receita.

Principais Características do módulo de Gestão de Convênios / Particulares

• Auditoria de contas (pré e pós envio);
• Central de guias alimentada por outros eventos registrados no SIGHVector;
• Códigos próprios (procedimentos,  mat/med);
• Controle de contas recebidas;
• Geração automática do relatório de glosas;
• Geração automática do repasse médico (através de configuração de regras);
• Glosa linear;
• Impressão do extrato de atendimento médico;
• Itens dispensados x itens cobrados;
• Itens que necessitam de autorização (gera alertas para a central de guias);
• Kits de faturamento (protocolos);
• Pacote aberto e fechado;
• Parametrização das regras de faturamento por convênio;
• Permite identificar item a item;
• Processamento de arquivo de retorno TISS-XML;
• Procedimentos equivalentes;
• Por data de atendimento / envio / recebimento;
• Relatórios de faturamento por unidade / convênio / médico / especialidade / centro de custos;
• Recurso de glosas;
• Recurso via arquivos TISS-XML;
• Sempre atualizado com as exigências da ANS e operadoras (por exemplo TISS 3.0);
• Tabelas de fatura (AMBs, TUSS, …) e de mat/med (Brasíndice, Simpro)
• Taxas agregadas;
• Vigência de preços e mais.

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O atendimento hospitalar precisa de uma gestão eficiente, afinal é a atividade que primeiro tem contato com o paciente. Por isso, precisa ser um serviço de qualidade para que gere satisfação a todos os clientes.  

Fatores como infraestrutura, espaço interno e uso de novas tecnologias podem influenciar para um bom atendimento na instituição de saúde. 

Quer saber mais sobre as boas práticas para organizar o atendimento do hospital? Continue a leitura deste artigo!

Dicas de como realizar um atendimento de qualidade

Tenha uma comunicação clara e cordial

A comunicação desde o primeiro contato com o paciente deve ser objetiva porém sempre cordial, afinal estamos falando de pessoas que estão buscando ajuda médica e que merecem um atendimento humanizado. A equipe precisa ser bem treinada para que possa realizar essa atividade de maneira assertiva. 

No caso dos atendimento por telefone, as informações devem ser passadas calmamente e confirmadas depois para ter certeza que o paciente entendeu as orientações de forma clara. 

Processo de triagem no atendimento hospitalar

Algo que pode facilitar o trabalho e fazer toda a diferença no atendimento no hospital é implantar um processo de triagem já na recepção do hospital. Primeiramente, os atendentes podem coletar informações por exemplo sobre doenças preexistentes, medicação que já faz uso, tipo sanguíneo e qualquer outro dado que possa contribuir para a elaboração de um histórico médico do paciente e assim agilizar a consulta médica.

Outro ponto é que ao fazer essa triagem, o atendimento será realizado de acordo com as prioridades de saúde do paciente. Em casos mais graves, o paciente será atendido primeiro do que um em situação de pouca urgência, como resfriados por exemplo. 

Adotar essa prática assegura que os procedimentos hospitalares sejam realizados com mais segurança e melhoram a qualidade do atendimento. 

Investimento em tecnologia para organizar o atendimento

A tecnologia está cada dia mais moderna e fazer uso dela no atendimento hospitalar pode torná-lo mais produtivo e eficiente. No entanto, a dica é investir na implantação de sistemas que permitam o armazenamento de dados do paciente de forma estruturada e segura. Dessa maneira, é possível encontrar todos os prontuários dos pacientes, agendamentos de consultas e resultados de exames em uma plataforma só o uso de arquivos em papel.

Escolha ferramentas que ajudem na automatização 

Para que essa automatização de processos e dados seja feita com sucesso, é importante contar com soluções que atendam as necessidades do hospital e tragam vantagem tecnológica para realizar um bom atendimento no hospital. Para ajudar nessa escolha, veja a seguir algumas soluções que podem ajudar você a implantá-las no ambiente hospitalar.. 

Agendamento de Consultas – auto serviço

A solução de autoatendimento para o Agendamento de Consultas do SIGHVector é composta pelo agendamento de consultas via web e por um aplicativo personalizado para o hospital. Em ambos os casos, é possível configurar pelo sistema quais agendas (especialidades/médicos) e quais convênios estarão disponíveis para o agendamento on-line.

Todo o processo é totalmente integrado com o módulo de Agendamento de Consultas do SIGHVector, otimizando todo o processo – o paciente agendado pelo autosserviço é automaticamente inserido nas agendas já utilizadas pelo pessoal administrativo.

• Módulo: Agendamento WEB

O agendamento via web possui uma interface simplificada e intuitiva, podendo ser aberto através de um link existente no site do hospital.

Veja as características deste módulo:

• Auto-cadastro: o paciente cria seu próprio login através do e-mail (sendo ou não paciente cadastrado no SIGHVector ou não);
• Agendamento e cancelamento de agendamento;
• Confirmação da consulta;
• Dados mínimos para o agendamento: nome, cpf, telefone, convênio.

• Módulo: App SIGHCare

O app SIGHCare foi pensado para facilitar a comunicação entre o paciente e o hospital, permitindo, além do agendamento de consultas, trocar informações via chat e quadro de avisos.

Conheça as vantagens: 

• Auto cadastro: o paciente cria seu próprio login através do e-mail (sendo ou não paciente cadastrado no SIGHVector ou não);
• Agendamento e cancelamento de agendamento;
• Chat  (envio de mensagens e resposta por colaborador adm);
• Confirmação da consulta;
• Contatos do hospital: endereço, telefone e site do hospital;
• Dados mínimos para o agendamento: nome, cpf, telefone, convênio;
• Quadro de avisos – permite fazer campanhas de divulgação de informações segmentadas por idade, cid, sexo, cidade, etc;
• Recebimento de notificações (dias antes e no dia da consulta).

Painel de Chamadas e Totem Senha

A solução de painel de chamadas e geração de senha do SIGHVector é totalmente flexível e foi elaborada para atender as diversas particularidades necessárias para sua implantação. Além disso, permite que o cliente configure as recepções existentes (1 para cada painel) bem como as mesas e salas de cada recepção.

• Módulo: Painel de chamadas

Trata-se de um programa que visa a exibição de painel de chamadas e que é integrado com o SIGHVector.

Características deste módulo:

• Chamada por número da senha ou nome do paciente, exibindo o local que o paciente deve se direcionar;
• Chamada por voz ( fala a senha ou o nome);
• Cobertura total do processo de atendimento (abertura da ficha, enfermagem, médico, etc) ;
• Lista das últimas chamadas;
• Web-based (executado em browser) / Linux / Windows / Raspberry.

Considerações Finais

Concluímos que para oferecer um atendimento hospitalar de qualidade é preciso focar sempre nas necessidades dos pacientes. Ao investir em implantação de softwares adequados e em capacitação de equipe, o retorno será a satisfação dos pacientes. 

25A glosa médica é um processo bastante temido em uma clínica ou ambiente hospitalar. Afinal, quando ela é realizada pode trazer grandes prejuízos financeiros, tendo em vista que toda instituição que presta serviços, espera receber por eles. 

Entretanto, muitos não têm esse conhecimento, mas esse tipo de intercorrência pode ser evitada através da elaboração mais detalhada de documentos dos procedimentos internos.

Além disso, para evitar a prestação de serviços sem o recebimento por eles, é fundamental saber sobre os tipos de glosa médica a fim de evitar que aconteça. 

Para ter mais conhecimento sobre glosa médica, continue a leitura deste artigo e veja como evitá-las utilizando um sistema. 

Afinal, o que é glosa médica?

Primeiramente, a glosa médica é a desconsideração/ rejeição de algum tipo de cobrança. Isso ocorre por entender-se que ocorreu algum erro ou desacordo com o contrato que foi firmado previamente.

Portanto, quando a clínica ou a instituição de saúde faz uma cobrança e o convênio médico faz uma glosa médica desta cobrança, significa que o convênio não cobrirá os gastos dos itens cancelados.

Quais os tipos de glosas?

Existem alguns tipos de glosa médica, que variam de acordo com os detalhes da recusa do pagamento feito pelo convênio.  Veja a seguir os tipos mais comuns de glosas:

• Glosa Administrativa

Podemos dizer que esse tipo de glosa é a que mais aparece nas ocorrências, ou seja, o hospital ou clínica cometeu algum deslize em algum procedimento administrativo. Normalmente, ocorrem erros de preenchimento no sistema, em formulários, ausência de guias de autorização ou algum outro documento necessário para finalizar o processo administrativo e até mesmo cobrança de serviços que não estão inclusos no plano de saúde do paciente. 

• Glosa Linear

A glosa linear ocorre quando a seguradora/convênio alega que determinado procedimento de material ou apoio não se enquadra dentro do serviço que foi prestado. Geralmente, acontece com a prestação de serviço ou uso de materiais fora do previsto. Portanto, para evitar esse tipo de glosa, é importante que a documentação desse tipo de caso seja detalhada.

• Glosa Técnica

Neste caso, é percebida alguma discordância entre plano de saúde e o tipo de serviço realizado pela instituição hospitalar.  Isto é, chama-se de glosa técnica porque a equipe do convênio entende que o serviço prestado não tem justificativa técnico-científica, sendo dispensável para o caso em questão. Entretanto, é um tipo de glosa menos recorrente, tendo em vista que para mudar o status da recusa ao pagamento, o processo é mais demorado e oneroso.

Saiba como evitar glosas em procedimentos médicos 

Está claro que evitar a realização de glosa médica pelos convênios é essencial para que a clínica/hospital receba de forma justa todos os valores acordados pelos serviços que prestou ao paciente que possui convênio.

Se você está em dúvida e quer saber como evitar a glosa médica, veja a seguir algumas dicas que podem melhorar esse tipo de procedimento dentro do ambiente hospitalar. 

Fique atento à documentação

Um erro que acontece com frequência, é a ausência de documentos importantes que não são anexados ao processo todo. Uma dica importante para evitar essa falha, é providenciar a digitalização dos documentos imprescindíveis para os processos médicos.

Adotando esta prática, além de deixar o processo mais organizado, a documentação fica em um ambiente digital, que é mais seguro e torna o atendimento mais ágil. 

Não se esqueça dos procedimentos que precisam de pedidos de autorização

Muitos procedimentos médicos precisam de autorização prévia para serem realizados. Por isso, é importante garantir que estes pedidos sejam feitos com antecedência. Principalmente, quando se trata dos procedimentos que precisam de mais tempo de avaliação para aprovação e possuem custos de operação mais 

Realize regularmente auditorias internas

Sabemos que a rotina de uma clínica ou de um hospital é bastante movimentada. Porém, é importante que se tenha o hábito de conferir se os fluxos, processos e documentos estão de acordo e em dia.

O ideal é realizar de tempos em tempos auditorias internas, para verificar como estão os processos, identificar pontos de melhoria e corrigir alguma falha se for necessário. 

Crie canais de comunicação

Além de processos e rotinas de trabalho, assim como em qualquer ambiente corporativo, uma instituição hospitalar também precisa saber se comunicar com suas equipes. Afinal, não é assertivo apenas estabelecer regulamentos e metas se não há comunicação entre os profissionais envolvidos. Além de realizar treinamentos internos para alinhar a informação e a realização das atividades, é fundamental melhorar os canais de comunicação com os planos de saúde também.

Sistema eficiente para gestão hospitalar

Em resumo, a glosa médica é uma questão interna operacional que deve ser evitada a todo custo, seja em uma clínica, consultório ou hospital. Pois, o recebimento dos pagamentos pelos serviços prestados são de extrema importância para o bom funcionamento e saúde financeira da organização. 

Uma dica de ouro, é investir em tecnologia que possa facilitar a rotina hospitalar, além de minimizar os erros e melhorar a performance das equipes. 

A SIGHVector é um sistema que possui recursos importantes que facilitam muito a gestão hospitalar, tais como:

• Importação do arquivo de retorno dos convênios;
• Facilidade para localização das contas por vários filtros;
• Classificação das glosas de acordo com os padrões da ANS;
• Facilidade para montagem dos recursos de glosas, que podem ser feitos via arquivos padrão TISS;
• Módulo de gerenciamento de recebimento e glosas que permite visão rápida e dinâmica das contas enviadas, recebidas, em análise, em recurso ou glosadas (perdidas).

Para saber mais sobre este software e outros módulos compatíveis acesse: 

Módulo de Faturamento

Outros produtos do SIGHVector

Saber otimizar os processos de uma instituição de saúde é tão importante como em qualquer outro tipo de negócio. Afinal, os clientes estão mais exigentes, a concorrência aumenta a cada dia e novas tecnologias surgem a todo momento. Por isso, os processos precisam ser bem administrados. 

A otimização destes processos é realizada através da estruturação e organização das etapas de produção com o objetivo de minimizar os erros e melhorar a produtividade.  

Em um ambiente hospitalar, essa melhoria pode ocorrer desde as atividades mais simples como na automação da gestão de insumos e no controle de uso dos leitos como em ações mais complexas como implantação de sistemas de armazenamento e segurança de dados, por exemplo. Ou seja, a otimização deve ocorrer em todas as etapas de um hospital ou clínica para que a gestão seja feita com assertividade. 

Para ajudar na otimização dos processos do seu hospital ou clínica, selecionamos algumas dicas para que você possa investir e colocar em prática. Confira!

Faça o mapeamento das ações 

Primeiramente, é importante que seja feito um levantamento de todas as atividades de trabalho. Em seguida, todos os processos devem ser analisados e fazer um mapeamento do que está funcionando e o que deve ser modificado. 

Feita esta primeira parte, deve definir KPI’s (indicadores de performance) para cada área. Para isso, pode-se contar com sistemas automatizados de gestão hospitalar. Ao adotar essa prática, torna-se mais fácil e efetiva a identificação de problemas e suas correções.

Invista em softwares que atendam as necessidades do seu hospital ou clínica. Dê preferência às ferramentas que disponibilizam relatórios e tenha acesso a todos os processos, desde de escala de funcionários, gestão financeira e agendamento de procedimentos até gestão de estoque. Tendo rápido e fácil acesso a esses dados, a otimização dos processos é mais bem sucedida e as tomadas de decisão são realizadas em informações reais. 

Informatize seu ambiente hospitalar

A gestão de um hospital ou clínica também depende da tecnologia e de suas atualizações.  Alguns processos hospitalares como manutenção de equipamentos e máquinas, controle de medicamentos e suprimentos, arquivamento de históricos médicos, dentre outros, devem estar organizados de forma integrada e informatizados para que os processos sejam realizados com eficácia e os pacientes sejam atendidos com qualidade.

Sendo assim, a automação e informatização de todo o ambiente de saúde é fundamental para a melhoria contínua dos seus processos e consequentemente satisfação dos clientes 

Realize o apontamento de melhorias

Após mapear ações e informatizar os processos, a última etapa é apontar o que pode ser melhorado dentro de cada setor. Por exemplo, faça um diagnóstico detalhando os processos e áreas mais rentáveis e eficazes,  de que forma podem ocorrer as melhorias apontadas, etc. 

Para uma gestão hospitalar eficiente é imprescindível que a otimização dos processos seja realizada regularmente e deve ser integrada à cultura da instituição hospitalar. 

Por isso, ao investir em sistemas de gestão hospitalar que permitam otimizar os processos, procure por ferramentas que se adequem às necessidades do seu hospital ou clínica. Uma implementação bem feita gera benefícios a todos os envolvidos. 

Vector e gestão hospitalar

Saiba que a Vector oferece um sistema eficiente e de qualidade para o seu ambiente hospitalar. Se você deseja saber mais sobre nosso SIGHVector, clique aqui e entre em contato conosco!